El funcionamiento y éxito de una empresa se refleja en sus cuentas. No solo es necesario llevar una adecuada gestión contable para mantener la viabilidad de la empresa y tomar decisiones estratégicas, sino que el incumplimiento de la normativa contable de forma involuntaria o negligente puede conllevar importantes sanciones, no solo para la propia empresa, sino también para sus directivos.

Por ello, protegerse ante actuaciones que pongan en riesgo la propia existencia de la empresa, pero también de las consecuencias legales que puedan emanar de ello, resulta fundamental para los responsables de la entidad. Para ello el seguro de administradores y directivos (D&O) es una herramienta especialmente útil para ofrecer la protección necesaria mediante coberturas especialmente diseñadas que cubran las posibles responsabilidades de estos profesionales y de la entidad administrada

En este artículo se analizan las principales obligaciones contables de las empresas, así como las consecuencias de su incumplimiento y cómo protegerse ante ello.

¿Qué son las obligaciones contables y por qué son importantes?

Las obligaciones contables son el conjunto de normas y registros financieros que las empresas deben llevar para reflejar su actividad económica y garantizar su transparencia. Se trata de que la empresa lleve una contabilidad ordenada y clara para el supervisor, los accionistas, empleados, acreedores o cualquier persona o entidad con intereses en la misma.

Cumplir con estas obligaciones permite a las empresas tanto respetar el marco legal, como facilitar su supervisión y evitar sanciones.

Una contabilidad adecuada mejora el control financiero, optimiza la planificación y fortalece la confianza de inversores y reguladores. En definitiva, las obligaciones contables no solo son un requisito legal, sino que también son esenciales para la estabilidad y el crecimiento empresarial.

Libros contables obligatorios y su impacto en la gestión empresarial

Los libros contables son registros financieros que toda empresa debe llevar para reflejar su actividad económica. Su correcta gestión permite cumplir con normativas legales y facilita la gestión de la empresa.

Existen dos tipos de libros obligatorios:

Libro Diario

También conocido como diario contable o diario general. En él se registran todas las transacciones económicas de la empresa de forma cronológica, permitiendo un seguimiento detallado de ingresos y gastos.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Contiene el balance de la empresa, con información sobre activos, pasivos y patrimonio, y también las cuentas de pérdidas y ganancias.

Además, hay otros libros voluntarios, pero recomendables, como el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de Caja, el de Entradas y Salidas de Almacén, el Libro de Banco o el Libro Auxiliar de Vencimientos.

Además de tener la obligación de llevar los libros contables al día, también es necesario legalizarlos mediante su presentación en el Registro Mercantil, así como conservarlos durante los seis años siguientes a partir del último asiento realizado en ellos.

La existencia de los libros contables no solo es importante para cumplir la normativa. Su beneficio se puede observar también en la toma de decisiones, ya que proporcionan información precisa sobre la situación financiera, lo que facilita la planificación y la estrategia empresarial. Además, de cara al control financiero de la empresa, permiten detectar irregularidades, optimizar recursos y mejorar la transparencia en la gestión económica.

Cuentas anuales y su vinculación con la responsabilidad de directivos

La gestión adecuada de los libros financieros permite la elaboración correcta de las cuentas anuales, informes financieros que reflejan la situación económica de una empresa y cuya correcta gestión es fundamental para la transparencia y cumplimiento legal.

Las empresas y, por lo tanto, sus directivos, son responsables de la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales dentro de los plazos establecidos por la ley. Esto implica la preparación de documentos como el balance, la cuenta de resultados y la memoria económica.

Las consecuencias del incumplimiento de este requisito pueden acarrear sanciones, el bloqueo provisional de la hoja registral, con lo que no se podrán inscribir documentos contables, e incluso responsabilidad civil e incluso penal de los directivos, quienes pueden enfrentarse, además, a multas o inhabilitaciones.

Por último, indicar que también es importante el depósito de las cuentas, al margen de las consecuencias legales, ya que ello permite el acceso público a la información financiera, fomentando la confianza de inversores, proveedores y organismos reguladores.

Obligaciones contables y riesgos legales para directivos

Como hemos visto, el cumplimiento de las obligaciones contables es esencial para evitar sanciones y garantizar la estabilidad empresarial. Los directivos deben gestionar adecuadamente los procesos financieros para minimizar riesgos, ya que el incumplimiento de las normas contables puede generar sanciones legales y financieras, incluyendo multas, responsabilidad personal e incluso consecuencias penales en casos de fraude o negligencia grave.

Para cumplir con estas obligaciones, resulta fundamental identificar las Áreas de Riesgo, para lo que es clave analizar los procesos financieros y verificar el cumplimiento de las obligaciones legales, como la correcta presentación de cuentas y la transparencia en la gestión económica.

Además, para reducir riesgos, es fundamental implementar controles internos eficaces y contar con asesoramiento legal y contable, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta gestión de la información financiera.

Cómo protege un seguro D&O a los directivos ante riesgos contables

Para protegerse ante cualquier actuación negligente en la gestión contable de la empresa, el seguro de D&O (Directors & Officers) es una excelente herramienta para afrontar las posibles reclamaciones por responsabilidad civil que le sean presentadas. Se trata de una póliza diseñada para administradores y directivos, cubriendo los costos legales y posibles indemnizaciones por decisiones empresariales que generen perjuicios.

Entre los tipos de reclamaciones cubiertas, se incluyen las demandas recibidas por negligencia en el cumplimiento de obligaciones contables y reclamaciones de terceros, como accionistas, empleados o reguladores.

Las ventajas del seguro D&O son evidentes: protege el patrimonio personal de los directivos ante litigios y reduce el riesgo legal, cubriendo gastos de defensa y posibles sanciones.

En conclusión, el seguro D&O es una herramienta clave para minimizar los riesgos financieros y legales asociados a la gestión contable de la empresa.