La digitalización ha cambiado la forma en la que las empresas gestionan sus negocios. Hoy, prácticamente, toda la operativa empresarial pasa, en algún momento determinado, por la tecnología y la interconexión, tanto interna como externa, de las organizaciones.

Por lo tanto, la seguridad en este entorno digital, frente a las amenazas existentes, resulta crucial para la gestión empresarial. Y, ante el desarrollo del mundo digital, era de esperar que la normativa en esta materia creciera exponencialmente.

Ambos factores, seguridad y el cumplimiento normativo relacionado con ella, han llevado al surgimiento del compliance digital, un sistema que busca la aplicación correcta de la tecnología en las empresas, en aras de proteger, principalmente, a clientes y consumidores.

Conocer qué es el compliance digital, sus beneficios, las principales normativas sobre las que debe actuar, los pasos para su implantación o los desafíos a los que se enfrenta son los aspectos que veremos en este artículo.

¿Qué es el compliance digital?

El compliance digital se puede definir como el conjunto de acciones y buenas prácticas que debe llevar a cabo una empresa para garantizar el cumplimiento de la normativa que afecta al entorno digital de la misma.

Es un término relativamente joven, que surge ante la gran cantidad de legislación en materia de comercio electrónico y protección de datos, principalmente, que la empresa debe aplicar correctamente.

Se trata, en definitiva, de un sistema de gestión enfocado a controlar los riesgos del posible uso fraudulento de los recursos digitales de la empresa y las necesidades de controlar los aspectos normativos que lo regulan, con el fin de minimizar y prevenir los riesgos a los que se expone en esta materia. Y, aunque existen otras herramientas para hacer frente a posibles incidentes informáticos, como un buen seguro de ciberriesgos, la filosofía del compliance digital es evitar que estos se produzcan.

Y todo ello, con el objetivo adicional de cumplir las normativas, tanto nacionales como europeas, en materia digital.

Beneficios del compliance digital para las empresas

Sin duda, el establecimiento de un correcto plan de compliance digital contribuye positivamente al desarrollo de las empresas. Como ejemplos, podemos citar:

Reducción de riesgos legales y financieros

Controlar adecuadamente todos los procesos y aspectos externos de la digitalización evitará tener que afrontar multas y sanciones.

Mejora de la reputación corporativa

Un sistema de gestión que evite incidencias tecnológicas que afecten a los usuarios y clientes fortalece la confianza de estos, de los proveedores y del resto de partes interesadas de la empresa.

Aumento de la eficiencia operativa

El implemento de una cultura empresarial basada en el compliance digital crea un ambiente más confiable para los empleados, lo que ayuda a incrementar su productividad e implicación en el proceso.

Principales normativas y regulaciones en el ámbito digital

Algunas de las principales normativas que afectan al ámbito digital de las empresas actualmente en España son:

• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD): Es la adaptación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea a la normativa española, vigente desde 2018. Establece las responsabilidades y obligaciones de las empresas en materia de protección de datos de usuarios y consumidores.
• Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE): Regula las actividades económicas prestadas a distancia a través de medios electrónicos, como productos o servicios ofertados a través de páginas webs, tiendas online o correo electrónico.
• Reglamento eIDAS (Electronic Identification and Trust Services): Define los estándares y normas para el uso de las identificaciones y firmas electrónicas, así como la emisión de certificados cualificados y los servicios de confianza online.
• Reglamento sobre Seguridad de las Redes y Sistemas de Información (NIS): Esta norma regula la integración de una serie de requisitos mínimos comunes para garantizar un nivel elevado de seguridad de las redes y sistemas de información utilizados para la prestación de servicios por parte de los operadores de servicios esenciales y los proveedores de servicios digitales.

Pasos para implementar un programa de compliance digital

Un programa de compliance digital no es sencillo de implementar y administrar. Requiere de un amplio conocimiento legislativo y de su aplicación a todos los procesos de la empresa. Por ello, a la hora de implantarlo se recomienda cumplir una serie de requisitos, como:

• Realizar una evaluación inicial y análisis de riesgos, identificando las normativas aplicables en cada caso y evaluar el estado inicial de cumplimiento.
• Definir las políticas y procedimientos a aplicar para cumplir con la normativa.
• Impartir formación y concienciar a las personas trabajadoras. Es fundamental la implicación del personal de la empresa, a todos los niveles. El fomento de una cultura de cumplimiento, así como de mejora continua, es una buena herramienta para ello.
• Designar un responsable de compliance, que se encargará de velar porque se cumpla la normativa y de dirigir la elaboración del programa.
• Establecer mecanismos de monitoreo y auditoría que permitan evaluar la eficacia del programa de compliance y detectar posibles anomalías. Contar con una evaluación externa para realizar una valoración imparcial del plan de compliance ayuda a reforzarlo.

Desafíos comunes en la implementación del compliance digital

Barreras organizacionales y culturales

Todo cambio a nivel empresarial se suele enfrentar a una serie de barreras y obstáculos que deben ser abordados correctamente por los responsables de la empresa. Aceptar y adoptar un cambio en una organización no siempre es algo sencillo. La transformación y el paso a lo desconocido suele asociarse a incertidumbre, dudas, desconfianza, etc., que no generan más que una serie de barreras que dificultan el cambio. En el caso del compliance digital se hace más patente, dado que afecta a prácticamente todos los procesos de la empresa y, por ende, a todo el personal.

Gestión del cambio y adaptación tecnológica

La gestión del cambio es un proceso fundamental para una empresa, y es más relevante, aún, cuando se trata de adaptarse a una nueva tecnología. La aplicación de una cultura de compliance digital requiere de una planificación y ejecución de procesos destinados a adaptar y mejorar los procedimientos y herramientas tecnológicas dentro de una empresa. Y en todo ello, es fundamental el factor humano. Su implicación y aceptación del cambio es crucial para que todo se realice correctamente.